一个课题从立项到结题，档案室要收几次东西
科研院所档案室和机关档案室最大的区别，不在档案类型，在节奏。
机关档案跟着公文走，一份文件办完了归档，节奏是均匀的。科研档案跟着课题走，一个课题从申报到结题三五年，中间该收什么、什么时候收，有明确的节点。档案室如果只在结题时收一次，收进来的就是一堆“成果”，过程全丢了。
北京某科学研究所的档案室，以前就是这个模式：课题结题了，把申报书、结题报告、论文、专利证书收进来，齐活。后来发现不行——审计来查，问的是“这个课题中期检查提出的问题后来改没改”；评奖来查，问的是“这个实验数据是哪次做的、当时设备什么状态”。结题材料证明不了过程，档案室有成果，没有过程。
这个项目做的第一件事，不是装密集架，是把档案收集的节点，从“结题一次”拆成“跟着课题走”。
申报阶段：收的是“承诺”，不是“成果”
课题申报的时候，产生的东西不多：申报书、预算书、可行性报告、伦理审查材料（如果有）。这些东西在结题时看，好像不重要——反正最后看的是成果。
但审计的时候，申报书是基准。申报书里承诺了什么指标、预算怎么分配、研究内容是什么，结题时要对照。结题报告和申报书对不上，审计就卡住。
档案室在申报阶段收的，不是“等结题了再一起收”，是立项通知下来的时候，把申报书和立项批复一起归档。这时候收，材料是齐的，经办人还记得清楚。等结题再收，申报书可能找不到了，预算调整的说明也说不清了。
中期阶段：收的是“变更”，不是“进度”
课题执行到中期，通常有一次检查。检查的时候，课题组要交中期进展报告。档案室如果只收这份报告，等于只收了“好消息”。
真正要收的是变更记录：研究内容调整了没有、预算科目调剂了没有、课题组成员换了没有、合作单位变了没有。这些变更在中期检查时集中发生，每一笔都有审批单、有说明。这些东西在结题报告里往往一笔带过，但审计的时候，每一笔变更都要有依据。
档案室在中期阶段收的，是这些变更审批材料，不是进展报告本身。进展报告是给管理部门看的，变更审批是给审计看的。
结题阶段：收的是“成果”，但要有过程佐证
结题的时候，课题组交的东西最多：结题报告、论文、专利、软件著作权、验收意见。档案室如果只收这些，就是前面说的“有成果，没过程”。
这个项目在结题阶段多收两样：实验原始数据清单和设备使用记录。原始数据不一定要交原件（有些数据量太大），但要有清单——哪个实验、什么时候做的、数据存在哪、谁经手的。设备使用记录是佐证——这个实验用的是哪台设备、当时设备状态正常不正常。
这两样东西在结题报告里通常不体现，但评奖和专利纠纷的时候，它们是“这个成果确实是在这个条件下做出来的”的直接证据。
结题之后：收的是“后续”，不是“结束”
课题结题了，档案室的工作没结束。
后续可能产生的东西：成果转化协议、后续跟踪评估报告、奖项申报材料、专利维持费用缴纳记录。这些东西不在结题材料里，但它们证明这个课题的后续影响。
评奖的时候，评委看的不仅是结题报告，还有“这个成果后来被引用了多少次、转化了没有、得了什么奖”。这些材料在结题后陆续产生，档案室要跟着收。
四个节点之外，一个贯穿全程的问题：密级在变
前面写JS科学院那篇提过，科研档案的密级不是归档时定死的，是跟着课题阶段变的。
申报阶段，整个课题材料都是保密的；专利申请提交后，专利文本部分可查；授权后，专利公开，但实验数据仍然涉密；成果转化阶段，合作协议可能涉及商业秘密。同一份材料，在不同阶段密级不一样。
系统里按课题阶段设权限，不是设一次就完事。但“现在到底处于哪个阶段、这份材料该放开到什么程度”，需要科研管理部门和档案室判断，系统执行规则。
和科研管理系统对接，解决的是“节点提醒”
平台与科研项目管理系统对接，课题走到哪个节点，档案室就知道该收什么。不是自动归档——原始数据不在系统里，在科研人员手里——是节点提醒：这个课题到中期了，该收变更材料了；这个课题结题了，该收原始数据清单了。
这件事的实际意义是：档案室不用等结题了一次性追，追也追不全。 每个节点收该收的，到结题的时候，过程材料已经攒齐了。
