科研档案最怕的，不是找不到，是找得到但证明不了
北京JS科学院承担多项国家及省部级科研课题。这类单位的档案室，平时来查档案的人不多，但一来查，往往不是小事——课题结题审计、奖项申报、成果鉴定、专利纠纷，每一件都要求档案能证明某件事确实发生过、在什么条件下发生的、谁确认的。
问题就出在这。课题结题的时候，档案室收进来的通常是“成果”：申报书、结题报告、论文、专利证书。 但审计或评奖的人问的往往是“过程”：这个实验数据是哪次做的、当时的设备参数是什么、谁在场签的字、中期检查提出的问题后来改没改。
成果归档了，过程没归档。档案室有结题报告，但证明不了实验当天的条件；有论文，但证明不了论文里的数据是哪一版。找得到，但证明不了。
一个课题的档案，分成两类，归档逻辑不一样
科研课题的档案，粗分两类。
一类是节点性文件：申报书、任务书、中期检查报告、结题报告、验收意见。这些是在固定时间点产生的，有明确的格式和提交要求，归档相对规范。结题时一并收进来，缺了哪份一眼能看出来。
另一类是过程性记录：实验原始数据、设备运行参数、样品处理记录、阶段性讨论纪要、修改说明。这些是随时产生的，没有固定格式，散在研究人员手里——有的在笔记本上，有的在电脑文件夹里，有的在仪器配套软件里。
节点性文件归档，是“交材料”；过程性记录归档，是“交习惯”。 前者靠制度能管住，后者靠自觉，而且科研人员天然觉得“过程是我自己的事，成果才是要交的”。
这个项目能做的，不是替科研人员记过程，是把过程记录的归档节点嵌到课题管理流程里——中期检查的时候要求提交阶段性原始记录，结题的时候要求提交完整的过程数据清单。平台和科研项目管理系统对接，课题走到哪个节点，档案室就知道该收什么，不用等结题了一次性追。
专利文献的密级，是会变的
科研档案里有一类特殊的东西：专利文献。
专利申请前，相关内容是保密的，不能公开查阅；申请提交后、授权之前，状态又不一样；授权之后，专利文本公开，但相关的实验数据和技术细节可能仍然涉密。同一份材料，在课题的不同阶段，密级状态不一样。
一般档案的密级是归档时定好的，之后很少变。科研档案不行——密级跟着课题进展走，不是跟着归档时间走。
系统里按课题阶段设权限：申报阶段的材料，只有课题负责人和科研管理部门能看；专利申请提交后，范围适当放开；授权后，专利文本部分可查，实验数据仍然受限。权限不是设一次就完事，是跟着课题状态调整的。
这件事的难点不在系统，在谁来判断“现在到哪个阶段了、该放开到什么程度”。系统给的是规则和记录，判断还是科研管理部门和档案室做。
和科研管理系统对接，不是自动归档，是“过程留痕”
很多项目写“与科研管理系统对接，实现课题档案自动归档”，听起来像系统能自动把该收的档案收进来。实际不是。
系统能做的，是在课题管理的每个节点，生成一条档案应收清单：这个阶段该交什么、交没交、谁交的、什么时候交的。没交的，系统标出来，课题往下走的时候卡住。
这叫“过程留痕”，不叫“自动归档”。 自动归档的前提是材料本来就在系统里，科研课题的原始记录大部分不在任何系统里——在笔记本上、在仪器电脑里、在科研人员自己的硬盘上。系统管不了这些，系统能管的是“该交的有没有交、交了的有没有登记”。
北京的气候，对科研档案的影响不是潮，是静电和灰尘
前面写北京大兴机场，核心是冬季干燥纸张脆化。写西昌电网，核心是高原温差和紫外线。JS科学院在北京，气候约束和大兴机场类似，但档案类型不同，影响点也不一样。
科研档案里有相当一部分是电子介质——光盘、移动硬盘、仪器配套的数据存储介质。北京冬季干燥，静电对电子介质的影响比纸质档案更直接；春季风沙大，灰尘对光盘读取面和设备接口的影响是实打实的。
所以这套系统的环控重点，除了纸质档案的温湿度，还有电子介质存放区的防尘和防静电。密集架合拢有防尘作用，但电子介质存放区要有额外的防尘措施和防静电措施。这一条在一般档案库房方案里容易被忽略，科研院所的档案类型决定了它不能忽略。
