九江GA档案室，最常被问到的三个问题
跟档案员聊一下午，发现他们每天回答的，翻来覆去就三个问题。方案写得再花哨，落到日常，就是这三个问题能不能快速回答。
问题一：“某个案子的卷宗在哪？”
这是最基础的问题。办案民警要调卷，律师要阅卷，上级要查卷，第一句话都是这个。
以前的回答方式：先查目录，找到档号，再去库房，按档号找排、找列、找节。库房大的话，从进门到拿到卷，十几分钟算快的。
现在的回答方式：终端输入案号或当事人姓名，对应密集架自动打开，LED灯亮到那一节。从“知道大概在哪”到“灯指到哪”，省的是中间翻找的时间。
但有个前提：案号和档号得对得上。历史卷宗如果档号编制不规范，检索结果会打折扣。这部分靠人核对，系统替代不了。
问题二：“这个案子的执法记录视频，和卷宗对得上吗？”
这个问题比第一个麻烦。
执法记录仪拍的是现场音视频，案件卷宗是办案过程中形成的书面材料。两者是同一个案子的两个部分，但存储方式不一样——卷宗是纸质归档，执法记录是电子文件存在执法办案系统里。
办案民警要调一个案子的全部材料，得开两个系统：执法办案系统里调视频，档案系统里调卷宗。两边对得上对不上，靠人工核对案号。
这个项目把档案系统和执法办案系统对接了。输入案号，卷宗目录和执法记录视频的关联信息一起出来。 不是视频存在档案系统里，是档案系统知道“这个案子的视频在执法办案系统里，编号是什么”。
这件事技术难度不大，但解决了一个实际问题：以前是两个系统各查各的，现在是查一次，知道两边都有什么。
问题三：“这份卷宗能不能借出去？借给谁？多久还？”
这是权限和流转的问题。
案件卷宗的借阅规则比普通档案复杂。办案民警可以调自己办的案子，跨部门调卷要审批，律师阅卷有专门规定，涉密案件卷宗另有要求。不同的人、不同的案子、不同的用途，能调的范围不一样。
以前的回答方式：查制度、问领导、看情况。制度是有的，但落到具体某个人某份卷宗，有时候得现场判断。
现在的回答方式：系统里按岗位、按案件类型、按密级设了权限。谁能调什么，系统里有规则。符合规则的系统放行，不符合的拦截，不用每次问人。
借出之后，RFID通道门记录出库，归还时再记一笔，闭环。未授权带出触发报警。卷宗出了库房之后去哪了，系统里有记录。
但“这份卷宗能不能给这个律师看”这种判断，最终还是人做的。系统管的是“你有没有权限调”，管不了“这个用途适不适合提供”。
三个问题之外，方案里那些系统在干什么
密集架解决第一个问题，RFID和系统对接解决第二个问题，权限管理和通道门解决第三个问题。
环控系统不直接回答这三个问题，但它管的是卷宗在库房里放得安不安全。九江在赣北，梅雨季湿度不低，纸质卷宗受潮发霉，几年后第一个问题就回答不了了——卷宗还在，但已经没法看了。
平台把这些串起来：检索、权限、出入库记录、环境数据，在一个界面上能看到。管理者不用开几个系统对数据。
