一边守着工运历史，一边往里塞劳模档案
江苏省总工会的档案库房，眼下同时在干两件事。
一件是守。工运历史文献，有的纸都发脆了，翻一次伤一次，得稳住环境、少动原件。
另一件是塞。全省劳模档案征集，计划三年把全国劳模、大国工匠、省劳模的资料收齐，建一个全省劳模档案数据库。新收上来的东西什么样都有——老劳模的奖章、手稿、照片、录音带，尺寸不一、载体各异，很多不是标准A4卷宗。
一个库房，一边是几十年前的东西要保，一边是接下来三年源源不断进来的新东西要收。这两件事对库房的要求，不完全一样。
劳模档案征集，收上来的不是“卷”
按常规档案入库，一份文书档案：封面、目录、正文，装订成卷，贴标签，上架。规整。
劳模档案征集不是这个路子。老劳模家里翻出来的东西：一枚奖章、一叠手写发言稿、几张工作照、一盘录音带、一本泛黄的笔记本。这些东西没法装订成卷，规格从巴掌大到A3都有，材质从金属到磁带都有。
征集进来第一件事不是上架，是分类。奖章进实物区，手稿进纸质区，照片进声像区，录音带进防磁区。同一个劳模的东西，可能分散在四个区。但查的时候，得能按人名一把查全——这个人的奖章、手稿、照片、录音，在一个界面上都能看到，虽然它们在库房里不在一起。
这是劳模档案和普通文书档案最大的不同：按人查，不按卷查。 普通档案查“某年某单位某类文件”，劳模档案查“某某劳模的所有材料”。系统里得有一条线，把分散在不同载体的东西串到一个人名下。
工运历史文献，动得越少越好
另一边是工运历史文献。这些是工会系统的“老家底”，有的纸张已经脆化，有的字迹在褪色。对这类档案，管理逻辑不是“方便调阅”，是“尽量不动”。
不动，靠什么？靠数字化。能扫描的扫描，扫描件在系统里查，原件留在库房。必须调原件的，走审批，出库入库RFID记一笔，调阅台看完当天还，不在外面过夜。
环境控制对这类档案也不是“达标就行”，是“稳住”。江苏梅雨季湿度大，老纸张最怕潮，一潮就容易霉、容易粘。除湿和新风要联动，梅雨季和旱季的阈值分开设。温湿度不能有大波动——波动比绝对值更伤老纸。
一个库房，两种节奏
劳模档案是“增量”，接下来三年陆续进来，库房要留出空间、留出分区。工运历史文献是“存量”，已经在库里，重点是稳住环境、减少翻动。
这两件事在同一个库房里，分区就要想清楚：新征集的劳模档案放在便于操作的位置，因为要频繁整理、编目、上架；工运历史文献放在环境最稳定的区域，减少开门、减少人员经过。
密集架解决的是空间——4200平方米也好，几百平方米也好，双面多层、通道合拢，同样面积装更多。但分区逻辑不是密集架定的，是人根据“哪些动得多、哪些动得少”定的。
RFID在这件事里管什么
劳模档案征集有个特点：东西从劳模家里或原单位收上来，经过征集人员、档案员、编目人员几道手，最后入库。中间经手人多，最怕的是“收上来了但不知道放哪了”。
RFID管的就是这一段。每份征集进来的档案贴标签，入库时通道门自动记录。后面编目、上架、调阅，每一次移动有记录。奖章和手稿虽然在不同区，但标签都关联到同一个劳模名下，查的时候一把查全。
工运历史文献那边，RFID管的是“少动”的底线——原件出库必须授权，出库入库两端记录，未授权带出触发报警。不是防人，是防“不知道哪一步弄丢了”。
和省总工会现有系统对接，才是这件事的关键
劳模档案数据库要建，不是建在档案库房系统里，是建在全省工会的数据体系里。档案库房这套系统，要和“江苏工会服务一张网”、劳模档案征集系统对接。
对接要解决什么？征集系统里登记了“某劳模的档案已收”，库房系统里得能查到“这批东西入了库、在哪个区、编目了没有”。 两个系统对不上，就会出现“系统说收了、库房找不到”或者“库房有、系统里没登记”。
这件事技术难度不算大，但它决定了劳模档案数据库是不是真的能用——数据库里的每一条记录，背后得有一份实物在库房里对得上。
