环节一：在库房里，案号一输、灯一亮
原来什么样：办案民警要调卷宗，知道大概在哪个区域，但不知道具体在哪一列、哪一节、哪一层。大面积库房里“翻箱倒柜”，找一卷要花不少时间。
密集架怎么接：终端输入案号或当事人姓名，对应密集架自动打开，LED指示灯定位到具体列、节、层。从“翻箱倒柜”变成“按灯取卷”。大面积库房采用分布式控制架构，多区域、多列架体协同管理，统一调度。
还留什么人工环节：检索依赖案号、当事人姓名录入准确。历史卷宗如果编码缺失或名称不规范，检索结果会打折扣，这部分还是要靠人核对。
环节二：出库房，RFID通道门自动记一笔
原来什么样：卷宗借出要人工登记，谁借的、什么时候借的、什么时候还，靠台账。人工登记容易漏，卷宗出了库房之后，去向就靠借阅人自觉。
RFID怎么接：每份案件卷宗赋予唯一RFID标签，相当于“数字身份证”。RFID通道门自动读取标签信息，档案出入库无需人工登记，系统自动记录流转轨迹。未授权档案带出库房即触发报警，形成“人—档案—位置—时间”四维绑定。
还留什么人工环节：授权范围是人定的。哪些卷宗可以带出、谁有权带出、带出多久，这些规则由人设定，RFID负责执行和记录。
环节三：跨区域调阅，卷宗在谁手上要能查
原来什么样：公安案件卷宗跨区域调阅频繁，一卷案宗从A办案单位调到B办案单位，中间经手多人。纸质台账只能记“某年某月某日借出”，中间流转过程是盲区。
RFID和平台怎么接：RFID通道门记录每一次出入库，平台按时间轴串联流转轨迹。跨区域调阅时，卷宗在谁手上、什么时候到的、什么时候还的，系统里有记录。和执法办案系统对接后，案件卷宗自动归档、借阅申请线上审批，流转记录和案件办理进度对得上。
还留什么人工环节：跨区域调阅的审批还是人批，系统负责记录和追溯，不替人做审批决定。途中运输环节仍然是盲区，RFID管的是出入库节点，管不到车上、路上。
环节四：盘点，从逐盒翻到批量读取
原来什么样：海量档案盘点靠人工逐盒翻，耗时耗力，盘点期间正常调阅还要停或另记。
RFID怎么接：配合手持盘库机，远距离非接触式批量读取，盘点效率比传统方式提升数十倍。盘点不用停正常业务，差异清单当场生成。
还留什么人工环节：差异项必须人工复核，系统不替人下结论。盘点中最花时间的不是“读”，是“差异怎么处理”，这一步还是人来做。
四个环节之外，两个必须说清楚的约束
一是南宁的高温高湿、雨季长。 和前几个档案案例一样，气候约束是实打实的。智慧环控集成温湿度、空气质量、漏水等传感器，环境数据异常时自动联动空调、除湿机、新风调节。密集架支持通风散气模式，按季节调整策略。但“自动联动”不等于“不用管”——梅雨季和旱季的通风策略不一样，阈值要按季节调，系统给的是工具，策略还要人定。
二是超大面积库房的分区管理。 大面积库房不是把架子摆满就行，要按档案类型、调阅频率、密级分区。刑事案件卷宗调阅频次高，放在靠近操作区的位置；物证档案、人事档案调阅频次低，后置。分布式控制架构支持多区域协同，但分区逻辑是人定的。
平台管什么，不管什么
综合管理平台涵盖档案收集、整理、保管、借阅、归还全流程，可视化驾驶舱展示档案存量、借阅记录、环境参数、设备运行状态，和密集架、RFID、环控系统深度对接，支持远程操控、状态监控、故障预警。与执法办案系统对接，案件卷宗自动归档、借阅申请线上审批。
但平台不替代档案分类、密级判定、归档范围确定、跨区域调阅审批这些业务判断。这些还是档案管理人员和办案单位的事，系统管的是记录和追溯。
